Mitarbeitende  nutzen heute ganz selbstverständlich verschiedene Kommunikationsinstrumente. Neben dem klassischen Telefon (Festnetzstation, Handy) und der der Briefpost steht heute vor allem der Informationsaustausch via E-Mail im Mittelpunkt.

Unsere Erfahrungen zeigen, dass Mitarbeitende oft bereits über leistungsfähige Anwendungen (Software wie z.B. MS Outlook) und Geräte verfügen, diese aber nicht konsequent nutzen. Verschiedene Kommunikationsinstrumente gelangen unabhängig voneinander, einzeln zum Einsatz. Die Systematisierung, Synchronisierung (mit anderen Geräten) und die Strukturierung der dabei anfallenden Daten und Informationen erfolgen nicht automatisch, mit der Folge, dass Informationen im Bedarfsfall erst beschaftt werden müssen - falls sie überhaupt innert nützlicher Frist beschafft werden können.

Heutige Kommunikationsinstrumente können mehr, als nur Ton oder Daten zu übertragen. Richtig eingesetzt und vernetzt, helfen sie Arbeitsprozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen, Aufwand und Kosten zu reduzieren und Doppelspurigkeiten zu vemeiden:

• Durch Integration mehrerer Kommunikationsinstrumente (Festnetz- und Mobiltelefonie, E-Mail, Fax, SMS, Instant Messaging) in eine einzige Kommunikationszentrale: Unified Communications mit dem weit verbreiteten MS Outlook als Gesamtplattform: MIT-Communication Services
• Dank der Unabhängigkeit des Kommunikationsinstrumentes von einem bestimmten Gerät: MS Outlook auf dem Mobiltelefon, dem Notebook, dem PC, über ein Browserfenster nutzen, überall die gleichen Einstellungen, dieselben Daten in identischer Ordnerstruktur dank automatischer Synchronisation und Übernahme von Regeln.
• Durch die Stabilisierung, Verminderung, Konzentration des immer mehr überhand nehmenden E-Mail-Verkehrs: MS Outlook umfassend nutzten und gleichzeitig bessere Alternativen zum E-Mail-Austausch schaffen 
• Dank der Nachvollziehbarkeit von Kommunikationsprozessen in der automatischen Speicherung, Visualisierung, Zurverfügungstellung der einzelnen Austauschschritte auf einer gemeinsamen Plattform. Alle am Austauschprozess Beteiligten können sich selbst aktiv informieren, die «Bringschuld» verlagert sich hin zur «Beschaffungsmöglichkeit» (Informationen selber beschaffen statt prinzipiell eine Anfrage via E-Mail starten), dadurch wird die unternehmensinterne Mailfrequenz merklich reduziert.
• Dank der Realisierung von Schnittstellen für regelmässige Austauschprozesse: Zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb des Unternehmens, zwischen  verschiedenen Unternehmensstandorten.
• Dank der Reduktion von Kommunikationskosten im Zuge der konsequenten Nutzung der kostengünstigsten Kommunikationsinstrumente.
• Dank dem zentralen Management aller Kommunikationsinstrumente (Telefon, Notebook, Netbook, Desktop, PDA, Smartphone etc.) - Praxisbeispiele: Zentrales Sicherheitssetup, zentrale technische Administration (Ein- und Ausschalten verschiedener Funktionen und Applikationen, z.B. Kamera, WLAN), zentrale Steuerung von Betriebsfunktionen wie Updates, Funktionsverwaltung, Notabschaltung des Gerätes bei Verlust, Gemeinsame Nutzung von Terminen, Kontakten (Kontaktmanagement für ganze Abteilungen, Bereiche, das Gesamtunternehmen), Aufgaben, Notizen etc.