Die Botschaft, der eigentliche Inhalt von Kommunikationsprozessen, basiert auf Informationen bzw. Daten. Je vollständiger die zugrundeliegende Information, je höher die Datenqualität, desto präziser die Botschaft. Unpräzise Botschaften führen zu Mehraufwand (Nachfragen, Informationen müssen zusätzlich beschafft werden) und Fehlleistungen auf Grund von Missverständnissen und Unklarheiten. Dies verursacht in der Regel zusätzliche Kosten, die zu vermeiden wären.

Der Datenbestand und die Informationsfülle innerhalb eines Unternehmens nehmen kontinuierlich zu. Traditionelle Ablagesysteme (Ordnerablage) erreichen ihre Kapazitätsgrenzen und haben zudem den Nachteil, dass sie nicht ohne weiteres und natürlich auch nicht von überall her erschlossen werden können. Der Zugriff ist zeit- und ortsabhängig.

Informationen bzw. Daten müssen zum richtigen Zeitpunkt für die Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Nicht erschlossene, nicht verfügbare Informationen und Daten können keine Wissensbasis bilden, auf deren Grundlage effektiv gearbeitet werden kann.

Voraussetzung dafür ist eine systematische Organisation und die quasi permanente Verfügbarkeit von bestimmten Informationen und Daten für bestimmte Mitarbeitende. Informations- und Kommunikationstechnologie liefert dafür die technischen Voraussetzungen. Sie hilft, die Qualität von Botschaften zu erhöhen, indem sie:

• Informationen und Daten verfügbar macht, unabhängig vom aktuellen Aufenthaltsort eines Mitarbeiters oder vom Standort von Archiven / Ablagen: Mobilzugriff auf den persönlichen E-Mailbereich, auf Kontakte, Termine, Aufgaben. Zugriff von einer beliebigen Arbeitsstation mit Internetanschluss auf Projekträume, Dokumentenordner, Datenablagesysteme.
• Informationen und Daten auffindbar macht, und zwar durch eine systematische Ablage, Organisation von Dokumenten, Notizen, E-Mails in Verbindung mit einer strukturierter, semantischer Suchfunktionen, welche die Bedeutung, den Gehalt von Informationen miteinbeziehen. Mitarbeiter mit stark wissensbasierten Tätigkeiten sparen enorm viel Zeit, um zu den gewünschten Informationen zu gelangen.
• Informationen standardisiert, Informationsprozesse steuert: Zwingende Arbeitsschritte in einem gesteuerten Arbeitsprozess (festgelegte Informationsverarbeitungsprozesse mit vordefinierten Einzelschritten, Beteiligten mit bestimmten Zuständigkeiten, Aufgaben und Berechtigungen).

Die Voraussetzung für bessere (= auf qualitativ hochwertigen Informationen und Daten basierenden) Botschaften ist die vorausgehende Festlegung von Prozessen, Berechtigungen und Regeln im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Informationen, die für alle Beteiligten mit Hilfe von Kommunikations- und Informationstechnologie verbindlich umgesetzt werden.