Wer etwas mitzuteilen hat, will, dass die Botschaft ankommt und dass sie Wirkung zeigt. Sehr oft ist der Kommunikator gleichzeitig auch wieder Empfänger der Reaktion / Antwort auf seine Botschaft.

Im geschäftlichen Umfeld wollen Kommunikatoren möglichst direkt und ohne Umwege kommunizieren. Ihre Anliegen sind oft zeitkritisch, deren Bearbeitung Grundlage für die Fortführung von Arbeitsprozessen.

Gleichzeitig sehen sich Kommunikatoren mit Ansprüchen bzw. Erwartungen konfrontiert: Sie sollen das Wesentliche verständlich mitteilen, die richtigen Empfänger informieren und für Rückfragen erreichbar sein.
Kommunikatoren befinden sich nicht zwingend immer zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort: Sie sind bei einem Kunden, unterwegs mit dem Auto oder öffenltichen Verkehrsmitteln, sie halten sich zu Hause auf, sind ferienabwesend.

Informations- und Kommunikationstechnologie ermöglicht Kommunikatoren:

• An Kommunikationsprozessen teilzunehmen, ohne dass die Prozessbeteiligten permanent erreichbar bzw. «online» sind: Zusammenarbeits- / Austauschplattformen, Team- und Projektumgebungen, Informationsdrehscheiben.
• Ihre Kommunikation zu organisieren und zu systematisieren: Aufgaben-und Kontaktmanagement, Projekträume mit Cockpitansicht aller wichtiger Informationen, festgelegte Arbeitsschritte und Austauschprozesse, gemeinsam genutzte Ordner und Dateiablagen.
• Geräte-, standort- und «zeitunabhängig» zu kommunizieren, bei Bedarf immer mit der eigenen Kommunikationszentrale verbunden zu sein: Unified Communications
• Ihre Botschaften auf dem effizientesten Weg, mit dem situativ besten Kommunikationsinstrument zu kommunzieren, indem sie über die Erreichbarkeit ihrer wichtigen Kontakte zum Zeitpunkt X Bescheid wissen: Präsenzinformationen zu Ihren Kontakten.

Nicht jeder Kommunikator bedarf derselben Kommunikationsmöglichkeiten. Es wäre aus öknomischen Überlegungen nicht sinnvoll, jedem Mitarbeiter das ganze «Arsenal» an heutigen Mitteln zur Verfügung zu stellen, obwohl er dieses gar nicht braucht. Der planvolle Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie verhilft zu einer bedarfsgerechten, individuellen  Kommunikationsumgebung für Verwaltungsräte, Geschäftsleitungsmitglieder, Teamleiter, Aussendienstmitarbeiter oder für den Lagerarbeiter. Eine sorgfältige Bedarfsabklärung, ausgehend von den einzelnen Mitarbeitern und ihren spezifischen Kommunikationsbedürfnissen, ist daher grundlegend.